Thuiswerkvergoeding 2027: wat kun je afspreken als werknemer of werkgever?

Thuiswerken is voor veel kantoorfuncties normaal geworden, ook bij bedrijven waar de werkvloer verder gewoon doordraait. Denk aan administratie, planning, commercie, werkvoorbereiding of HR. De thuiswerkvergoeding 2027 draait vooral om duidelijke afspraken: wat krijg je per thuiswerkdag, wanneer krijg je het, en hoe leg je het netjes vast?

Wat kun je in 2027 afspreken over thuiswerkvergoeding?

Je kunt als werknemer en werkgever afspreken dat er een vergoeding komt voor dagen waarop je thuiswerkt, zolang die afspraak past binnen de fiscale regels, de cao, je contract en de interne telewerkregeling. Voor 2026 noemt de Belastingdienst een gerichte vrijstelling voor thuiswerken van € 2,45 per thuiswerkdag; de eerste Nieuwsbrief Loonheffingen 2027 noemt nog niet het nieuwe bedrag voor thuiswerken. Controleer daarom altijd het actuele bedrag voordat je de thuiswerkvergoeding 2027 in de loonadministratie zet. Regels en financiële bedragen kunnen namelijk veranderen. (odb.belastingdienst.nl)

Praktisch betekent dit: spreek niet alleen “je krijgt een vergoeding” af. Spreek ook af wanneer een dag telt als thuiswerkdag. Is dat een hele dag thuis? Of ook een ochtend thuis en middag klantbezoek? En wat gebeurt er als je toch naar kantoor komt?

Goede afspraken voorkomen gedoe achteraf. Zeker bij hybride functies, waar iemand de ene dag thuis de planning maakt en de volgende dag op locatie overlegt met chauffeurs, monteurs of productieteams.

De basis: vergoeding, kosten en werkplek

Een thuiswerken vergoeding is bedoeld voor extra kosten door thuiswerken. Denk aan stroom, water, koffie en verwarming. Het is dus iets anders dan loon. Het is ook iets anders dan een vergoeding voor spullen zoals een bureaustoel, beeldscherm of toetsenbord.

Voor werkgevers valt de onbelaste thuiswerkvergoeding binnen de regels van de werkkostenregeling. De Belastingdienst noemt extra kosten voor thuiswerken als onderdeel van de werkkostenregeling. Daarnaast bestaan er aparte regels voor bijvoorbeeld arbovoorzieningen en noodzakelijke ICT-middelen. (belastingdienst.nl)

Voor werknemers is het simpel: kijk niet alleen naar het bedrag. Kijk ook naar de afspraak eromheen. Staat er duidelijk wanneer je thuiswerkt? Weet je hoe je het doorgeeft? Komt het automatisch op je loonstrook of moet je declareren?

Wat check je in cao, contract en telewerkregeling?

Begin altijd bij de afspraken die al gelden. In veel bedrijven staat niet alles in één document. Soms staat de vergoeding in de cao, de thuiswerkafspraak in je contract en de praktische regels in een telewerkregeling of personeelshandboek.

Check in ieder geval dit:

Cao: staat er een vaste onkostenvergoeding of thuiswerkvergoeding in? En geldt die voor jouw functie of alleen voor bepaalde functiegroepen?
Contract: staat daarin dat thuiswerken mag, hoeveel dagen, en of de werkgever dit kan aanpassen?
Telewerkregeling: hoe vraag je thuiswerken aan, hoe registreer je dagen en welke bereikbaarheid wordt verwacht?
Loonstrook: staat de vergoeding apart vermeld en klopt het aantal dagen?
Arbo-afspraken: wie regelt spullen voor een veilige werkplek thuis?

Een voorbeeld. Je werkt drie dagen per week op kantoor en twee dagen thuis op de administratie. Dan kan de werkgever afspreken dat je voor die twee thuiswerkdagen een vaste maandelijkse vergoeding krijgt. Maar als je rooster vaak wisselt, is een vergoeding per werkelijk thuisgewerkte dag soms duidelijker.

Nog een voorbeeld. Een planner werkt thuis in de ochtend en rijdt ’s middags naar de zaak voor overleg. Dan moet je goed vastleggen hoe de combinatie met reiskosten werkt. Voor dezelfde werkdag mag de werkgever niet zomaar elke onbelaste vergoeding naast elkaar toepassen als het om woon-werkverkeer en thuiswerken gaat; de fiscale regels moeten worden gevolgd. (download.belastingdienst.nl)

Hoe maak je praktische afspraken zonder gedoe?

Maak het concreet. Niet te dik. Wel duidelijk. Bij Intermediair Uitzendbureau houden we van afspraken waar mensen op de werkvloer iets aan hebben. Geen losse belofte, maar gewoon weten waar je aan toe bent.

Handige afspraken zijn bijvoorbeeld:

Aantal thuiswerkdagen Spreek af hoeveel dagen per week of maand iemand thuiswerkt. Zet erbij of dit vast is of flexibel.
Registratie van dagen Bepaal of de werknemer thuiswerkdagen zelf doorgeeft, of dat ze uit het rooster komen. Zo voorkom je discussie bij de loonbetaling.
Hoogte van de vergoeding Noteer het bedrag per dag of per maand. Zet erbij dat het bedrag wordt aangepast als wetgeving, cao of bedrijfsregeling verandert.
Combinatie met reiskosten Leg vast wat er gebeurt op dagen waarop iemand deels thuiswerkt en deels reist. Dit is belangrijk voor de salarisadministratie.
Benodigdheden voor de werkplek Spreek af welke spullen de werkgever verstrekt of vergoedt. Denk aan laptop, scherm, toetsenbord, muis of bureaustoel.
Bereikbaarheid en werktijden Maak helder wanneer iemand bereikbaar is. Thuiswerken betekent niet altijd werken wanneer het uitkomt.
Evaluatie Plan na een paar maanden een kort moment om te kijken of de afspraak werkt. Zo kun je bijsturen zonder zwaar overleg.

Wat geldt voor een veilige thuiswerkplek?

Ook bij thuiswerken heeft de werkgever een zorgplicht voor een goede en veilige werkplek. De overheid noemt dat de Arbowet ook geldt voor de thuiswerkplek, en dat werkgevers moeten zorgen voor goede en veilige omstandigheden bij thuiswerken. (ondernemersplein.overheid.nl)

Dat betekent niet dat een werkgever zomaar je hele huis komt controleren. Het betekent wel dat er serieus gekeken moet worden naar wat nodig is om je werk goed te doen. Vooral bij beeldschermwerk is dit belangrijk. Denk aan een goed scherm, een normale werkhouding en pauzes.

Voor werknemers geldt ook: trek aan de bel als je klachten krijgt. Wacht niet tot je nek, schouders of ogen vastlopen. Voor werkgevers geldt: maak het makkelijk om problemen te melden. Dan los je kleine dingen snel op.

Tips voor werknemers

Wil je weten of jouw onkostenvergoeding klopt? Pak je loonstrook, contract en personeelsregeling erbij. Kijk daarna rustig naar de praktijk.

Let vooral op deze punten:

Werk je echt thuis op de dagen waarvoor je vergoeding krijgt?
Klopt het aantal dagen met je rooster?
Staat in je contract of regeling wanneer thuiswerken mag?
Weet je wat je moet doen als je extra thuiswerkt?
Heb je een werkplek waarop je normaal en veilig kunt werken?

Vraag om uitleg als iets niet helder is. Dat is niet lastig doen. Dat is zorgen dat het klopt.

Tips voor werkgevers

Voor werkgevers is de thuiswerkvergoeding 2027 vooral een kwestie van netjes regelen. Zeker in mkb-bedrijven, waar mensen vaak snel schakelen en meerdere taken oppakken. Juist dan wil je geen rommel in afspraken.

Zorg dat HR, leidinggevenden en salarisadministratie hetzelfde verhaal vertellen. Zet de regeling kort op papier. Laat medewerkers weten hoe ze dagen registreren. En controleer voor 2027 het actuele fiscale bedrag en de cao-afspraken voordat de eerste loonrun draait.

Werk je met uitzendkrachten of tijdelijke krachten? Check dan extra goed wie welke afspraak maakt. De uitzendkracht moet weten bij wie hij moet zijn. De opdrachtgever wil duidelijkheid. En het uitzendbureau moet de juiste gegevens hebben voor de verloning.

Duidelijke afspraken werken het best

Een thuiswerkvergoeding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Spreek af wanneer iemand thuiswerkt, welk bedrag geldt, hoe dagen worden bijgehouden en wat er gebeurt met reiskosten en werkplekspullen. Zet het in de cao, het contract of de telewerkregeling waar het hoort.

Heb je vragen over werk, afspraken of een volgende stap? Intermediair Uitzendbureau kijkt graag met je mee. Regionaal dichtbij, praktisch en zonder gedoe. Werk dat telt begint met duidelijke afspraken.